X Ogólnopolska Konferencja Studentów «OMatKo!!!»

Regulamin Konferencji

§1. Postanowienia ogólne

1. X edycja Ogólnopolskiej Matematycznej Konferencji Studentów «OMatKo!!!», zwana jest w dalszej części Regulaminu «Konferencją», odbywającą się w terminie 1-3 grudnia 2023 roku na Politechnice Wrocławskiej.
2. Organizatorem Konferencji jest Samorząd Studencki Wydziału Matematyki, zwany w dalszej części Regulaminu «Organizatorem», we współpracy z Kołem Naukowym Statystyki Matematycznej «Gauss», Kołem Naukowym Inżynierii Finansowej, Kołem Naukowym Matematyki oraz Fundacją MANUS.
3. Adresem Organizatora jest siedziba Fundacji MANUS, ul. Grunwaldzka 61, 50-366 Wrocław.
4. Uczestnik, zgłaszając swój udział w Konferencji, poprzez wypełnienie formularza zapisowego, poświadcza znajomość niniejszego Regulaminu.
5. Regulamin dotyczy wszystkich osób biorących udział w Konferencji.
6. Prelekcje w czasie Konferencji będą podzielone na dwa bloki: «Matematyka teoretyczna» i «Matematyka stosowana». Prelekcje w ramach tych bloków będą się odbywać równolegle.
7. Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje siÄ™ pod adresem http://omatko.im.pwr.wroc.pl
8. Celem Konferencji jest rozwój naukowy studentów i doktorantów, szerzenie oraz popularyzacja matematyki i jej zastosowań, a także promocja Wrocławia oraz Politechniki Wrocławskiej na arenie ogólnopolskiej, co znacznie ułatwia nawiązanie współpracy z innymi uczelniami wyższymi w Polsce. Dzięki idei «studenci – studentom», przyświecającej Organizatorowi Konferencji, Uczestnicy mają możliwość zaprezentowania swoich zainteresowań, wyników badań i problemów naukowych.

 

§2. Zasady uczestnictwa

1. Uczestnikami Konferencji są studenci, doktoranci i absolwenci kierunków: Matematyka oraz Matematyka Stosowana i ich pokrewnych, absolwenci, przedstawiciele Sponsorów oraz zaproszeni przez Organizatora Goście.
2. Absolwenci mogą brać bierny udział w Konferencji, tzn. nie mogą wygłaszać referatów, prezentować plakatów ani koła naukowego.
3. W Konferencji mogą wziąć udział wyłącznie osoby, które ukończyły 18 rok życia.
4. Uczestnik imprezy zobowiązany jest do bezwzględnego podporządkowywania się poleceniom Organizatora lub osób przez niego upoważnionych.
5. Naruszenie przez Uczestnika któregokolwiek z postanowień Regulaminu oraz zakłócanie porządku publicznego upoważnia Organizatora do wykluczenia tej osoby z udziału w Konferencji.
6. Warunkiem udziału w Konferencji jest zakup biletu przez portal polibudka.pl. Odnośnik do wykupienia uczestnictwa w Konferencji zostanie podany na stronie Konferencji oraz na Fanpage’u Konferencji na portalu Facebook.
7. Rejestracja na Konferencję odbywa się od 19.10.2023 do 19.11.2023. W przypadku otrzymania liczby zgłoszeń przekraczającej możliwości Organizatora, Organizator zastrzega sobie prawo do wcześniejszego zamknięcia rejestracji.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do przedłużenia okresu rejestracji na Konferencję.
9. Na indywidualną prośbę Uczestnika Fundacja MANUS wystawi fakturę VAT za udział w Konferencji. Chęć otrzymania faktury VAT Uczestnik zobowiązany jest zgłosić podczas zakupu biletu na Konferencję przez portal polibudka.pl. Konieczne jest wtedy podanie wszelkich niezbędnych do faktury danych, w tym NIP. Późniejsze prośby o wystawienie faktury VAT nie zostaną zrealizowane.
10. Potwierdzenie rejestracji otrzymane drogą elektroniczną jest jednoznaczne z przyjęciem zgłoszenia. O niezakwalifikowaniu zgłoszenia, z przyczyn merytorycznych bądź formalnych, zainteresowana osoba zostanie poinformowana odrębnie drogą elektroniczną.
11. Zgłoszenia wysłane po terminie rejestracji nie będą uwzględniane.
12. Uczestnictwo w Konferencji może mieć charakter czynny (tj. wygłaszanie prezentacji, prezentacja plakatu lub koła naukowego) lub bierny (słuchanie prelekcji, głosowanie).
13. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencji winna być dokonana drogą mailową. Rezygnację należy przesłać na adres omatko@manus.pl.
14. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji nie przysługuje mu zwrot opłaty.
15. Zabrania się prowadzenia bez autoryzacji Organizatora jakiejkolwiek działalności handlowej lub innej zarobkowej, a także działalności reklamowej oraz promocyjnej w trakcie Konferencji.
16. Koszt pobytu i przejazdu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

 

§3. Prelekcje, plakaty, koła naukowe

1. Warunkiem koniecznym, by wygłosić prelekcję w trakcie Konferencji, jest zgłoszenie autora, tematu referatu wraz z abstraktem oraz nazwy bloku («Matematyka teoretyczna» lub «Matematyka stosowana»), w ramach którego ma się odbyć prezentacja, w terminie do 31 października 2023 r.. Informacje te należy przesłać za pośrednictwem poczty e-mail na adres omatko@manus.pl
2. Warunkiem koniecznym prezentacji plakatu naukowego na sesji plakatowej jest zgłoszenie autora, tematu oraz przesłanie gotowego plakatu w terminie do 31 października 2023 r.. Informacje te należy przesłać za pośrednictwem poczty e-mail na adres omatko@manus.pl
3. Warunkiem koniecznym prezentacji koła naukowego jest zgłoszenie się w terminie do 31 października 2023 r. za pośrednictwem poczty e-mail na adres omatko@manus.pl
4. Spośród nadesłanych zgłoszeń w kategorii prelekcja, plakat, koło naukowe Organizator do 5 listopada 2023 r. wybierze te, które zostaną zaprezentowane na Konferencji. Pozostałe trafią na listę rezerwową.
5. Przypadki, gdy Uczestnik nie dotrzyma powyższych terminów, będą rozważane indywidualnie przez Organizatora.
6. W sytuacji, gdy zgłoszeń prelekcji z jednego bloku tematycznego będzie znacznie więcej niż z drugiego bloku, Organizator może zdecydować o przyjęciu większej liczby referatów z tego bloku kosztem drugiego bloku.
7. Organizator do 5 listopada 2023 r. powiadomi Prelegentów, czy ich prelekcje, plakaty, koła naukowe zostały wybrane. Uczestnicy są zobowiązani do 13 listopada 2023 r. potwierdzić chęć prezentacji.
8. W przypadku, gdy Prelegent zrezygnuje z możliwości przedstawienia prelekcji, powinien niezwłocznie powiadomić o tym fakcie Organizatora w formie pisemnej za pośrednictwem poczty e-mail na adres omatko@manus.pl.
9. W przypadku braku potwierdzenia lub rezygnacji z chęci wygłaszania prelekcji Organizator zaprasza kolejną osobę z listy rezerwowej.
10. Dopuszczone do Konferencji referaty i plakaty zostają zakwalifikowane do Konkursu na najlepsze wystąpienie w kategoriach referat oraz plakat, zwanego dalej «Konkursem». Zasady wyboru zwycięzców określa odrębny Regulamin Konkursu.
11. Dokonując zgłoszenia na Konferencję, Uczestnik akceptuje, że dokładna godzina jego referatu (wystąpienia) zostanie wyznaczona przez Organizatora bez możliwości dokonywania zmiany godziny wystąpienia przez Uczestnika. Obowiązkiem Uczestnika jest być gotowym do wygłoszenia swojego referatu (wystąpienia) w toku trwania całej konferencji w ramach określonych przez Organizatora.

 

§4. Własność intelektualna

1. Tytuł i program Konferencji, w tym strona internetowa, układ, loga, grafiki, zdjęcia, pliki audio i video wykorzystywane do promocji Konferencji jak i prezentacje przysługują Organizatorowi albo osobie trzeciej (jeśli zostało tak oznaczone) i są prawnie chronione.
2. Powyższe oznaczenia i materiały nie mogą być wykorzystywane bez pisemnej zgody Organizatora lub osoby trzeciej, będącej właścicielem praw, w szczególności nie mogą być używane w powiązaniu z produktami lub usługami osób trzecich w sposób, który może wprowadzić potencjalnych klientów Organizatora w błąd lub w inny sposób zaszkodzić Organizatorowi. Kopiowanie materiałów konferencyjnych lub/i nagrywanie Konferencji online, a także udostępnianie takich materiałów i nagrań jest nielegalne oraz podlega odpowiedzialności karnej zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
3. Uczestnikowi ani żadnej osobie trzeciej nie wolno usuwać, zakrywać, uniemożliwiać odczytanie ani zmieniać znaków towarowych, informacji o prawach autorskich lub innych oznaczeń dotyczących praw własności zawartych w jakichkolwiek materiałach dotyczących Konferencji.

 

§5. Odpowiedzialność

            1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za:

1. niepoprawnie wpisane dane przez Uczestnika,
2. brak dostępu do sieci Internet uniemożliwiające dokonanie Rejestracji albo ograniczenia w jego dostępności,
3. poniesione szkody w tym utracone korzyści przez Uczestnika lub osoby trzecie, które spowodowane zostały na skutek podania nieprawdziwych danych przez osobę dokonującą rejestracji;
4. poniesione szkody w tym utracone korzyści przez Uczestnika lub osoby trzecie, które spowodowane zostały na skutek działania lub zaniechania osób trzecich, na które nie miał wpływu Organizator,
5. poniesione szkody w tym utracone korzyści przez Uczestnika lub osoby trzecie, które spowodowane zostały na skutek odwołania Konferencji przez
Organizatora w wyniku zdarzeń losowych, na które nie miał wpływu
Organizator.

            2. Uczestnik na własne ryzyko i na własną odpowiedzialność bierze udział w Konferencji.

 

§6. Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w Regulaminie. Organizator ma obowiązek poinformować Uczestników o wszelkich ewentualnych zmianach w Regulaminie.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w harmonogramie Konferencji.
3. Opłata konferencyjna jest bezzwrotna.
4. Organizator zapewnia bezpieczny przebieg Konferencji tylko, gdy wszyscy Uczestnicy przestrzegają Regulaminu oraz prawa polskiego. Organizator nie bierze odpowiedzialności za skutki i konsekwencje czynów, będące wynikiem nieprzestrzegania postanowień Regulaminu oraz zarządzeń Organizatora.
5. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane najpierw ugodowo, a następnie przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
6. Podejmowanie decyzji, o których niniejszy Regulamin nie traktuje, jak również prawo do interpretowania wszystkich zapisów niniejszego Regulaminu przysługuje wyłącznie Organizatorowi.
7. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie majÄ… przepisy Kodeksu Cywilnego.
8. Zgodnie z Ustawą o przetwarzaniu danych osobowych na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE Organizator Wydarzenia nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza zgromadzonych danych osobowych Uczestników innym osobom lub instytucjom. Dane osobowe podane przez Uczestnika (imię i nazwisko, adres e-mailowy, uczelnia, wydział, stopień studiów, kierunek, numer indeksu, adres zamieszkania, numer telefonu) traktowane są jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem Konferencji oraz w ograniczonym zakresie (imię, nazwisko, uczelnia) do oficjalnego ogłoszenia laureatów nagród.
9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
10. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją.
11. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad etyki właściwych dla nauki, w szczególności wystrzegania się zachowań opisanych jako guest-authorship, ghostwriting, plagiat, autoplagiat, jak również zobowiązani są do umieszczenia informacji o źródłach finansowania i wsparcia badań (financial disclosure).
12. Wszystkie wykryte formy nieetycznego zachowania będą eliminowane zgodnie z dostępnymi środkami prawnymi.
13. Niniejszy Regulamin jest dostępny na stronie http://omatko.im.pwr.wroc.pl/
14. Regulamin obowiązuje od dnia 1 października 2023 r. do zakończenia
    Konferencji.

Klauzula informacyjna dotyczÄ…ca przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), informuję, iż:

Administrator danych:
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Fundacja MANUS z adresem siedziby:
ul. Grunwaldzka 61, 50-366 Wrocław

Cel przetwarzania danych:
Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celu: organizacji i przeprowadzenia przez Fundację MANUS Ogólnopolskiej Matematycznej Konferencji Studentów «OmatKo». Informujemy, iż podane przez Państwo dane (imię, nazwisko, uczelnia) mogą zostać użyte do udostępnienia wyników konkursów oraz plebiscytów przeprowadzanych w ramach Wydarzenia. Brak zgody na opisane w Regulaminie rozporządzanie przez Organizatora danymi uniemożliwia udział w Konferencji.

Odbiorcy danych:
Państwa dane nie zostają przekazywane żadnej jednostce poza samym Organizatorem.

Okres przechowywania danych osobowych:
Dane osobowe będą przechowywane przez okres co najwyżej roku po oficjalnym zakończeniu Konferencji w celu zapewnienia Państwu oświadczeń uczestnictwa w Konferencji. Po upłynięciu tego czasu zostaną one usunięte.

Prawo dostępu do danych osobowych:
Posiadają Państwo prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo sprostowania. Mają również Państwo możliwość wniesienia o ograniczenie przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, co jednoznaczne będzie z rezygnacją z udziału w Konferencji i wiąże się z podjęciem kroków opisanych w rozdziale trzecim Regulaminu.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:
Mają Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.